Масштабный переход к цифровой трансформации существенно изменил организационные структуры и политики компаний. Компания, если она хочет оставаться конкурентоспособной и ориентированной на клиентов, вынуждена инвестировать огромные усилия в digital и IT-решения, вне зависимости от того на каком рынке она находится.
Сегодня все более популярны системные подходы к управлению опытом сотрудника и кандидата. На основании анализа тенденций и актуальных на рынке моделей мы выделили 6 направлений работ по управлению Employee Experience:
В таблице данные направления разложены на 5 уровней по степени зрелости, вы можете выполнить небольшое упражнение и оценить то, что происходит в вашей компании. Подробнее о модель управления опытом кандидатов и сотрудников мы расскажем в следующих статьях, фокусом же данной статьи является утверждение о том, что, когда мы начинаем работу с продуктом или проектом, важно выстроить понятный подход и коммуникации для управления им. В любом случае вам понадобятся какие-то IT-решения, чтобы поддерживать качественную совместную работу.
Какие IT-решения обеспечивают качественную совместную работу?
Сейчас все компании стремятся перейти к продуктовому подходу, мы, в свою очередь, стараемся ориентироваться на лучшие практики.
Первая концепция, не новая, но актуальная, это Zero Code мышление.
Суть его в том, что, если мы говорим о запуске проектного управления продуктом, нашим приоритетом будет запустить его быстро и с минимумом издержек.
Внедрение тех или иных IT-решений может долго происходить (1 – 1,5 года), за это время сам продукт может уже устареть и не успеть за динамикой рынка. Поэтому, данный подход состоит в том, что мы ничего не программируем и не разрабатываем новые решения IT, мы только составляем для себя стек уже существующих технологий, которые будем использовать — достаточно выбрать и оплатить аккаунты и можно начинать работу, либо перейти с прошлой системы на новую безболезненно и недорого. К примеру, из Jira можно спокойно перекатиться в Trello или Asana, выбор системы вы осуществляете на основе того, какие решения вам более предпочтительны и удобны.
Второй принцип связан с гибкостью. Когда мы покупаем новые IT-решения, мы должны сделать удобное взаимодействие с ними — внедрили что-то в управление, необходимо обозначить границы того, для решения какой конкретно задачи предназначена система, а не смешивать все в одной (нельзя использовать систему управления задач в качестве хранилища документов, так точно не получится понятной и простой структуры).
Например, мы используем чаты в одном решении — Telegram, управление задач в другом — Asana, в третьем — Базу знаний Notion.
Требования к платформам:
Важно, чтобы можно было это сохранить и синхронизировать в будущем.
С точки зрения систем важно учитывать 3 направления:
1. Информационное поле.
Среда для того, чтобы обозначать задачи, реперные точки. Далее выбираем среду хранения — Dropbox, Google и т. д.
Необходимо создать пространство хранения файлов, документов, базы знаний.
Чтобы человек, который зашел впервые понял и нашел все в одном месте. Важно, чтобы система хранения была создана как для внешнего человека, а не для себя (где только вам понятно, как ориентироваться в структуре).Еще один момент, который нужно учесть — это правила работы с внедренными решениями и ознакомление сотрудников с ними.
2. Коммуникационное поле.
К примеру, отличным решением являются почты-алиасы (mcdonalds@paperplanes.ru), которые привязаны ко всем участникам и с нашей стороны, и со стороны Клиента.
3. Инструменты вовлечения
Особенно важно, с точки зрения формирования здоровой HR-среды, в онлайн интегрировать различные диджитал форматы эмпатии. Например: бейсбольные карточки коллег с краткой информацией о них, их хобби, обязанностях и т. д. Это помогает быстрее провести адаптацию новых сотрудников, конкретизирует сферу задач коллег.
Возможны и такие форматы, как Zoom-конференции, онлайн-брейнштормы, обратные семинары, имплантинг, внутренние новостные телеграм-каналы, random-coffee, когда компания организовывает обеды сотрудников друг с другом и т. д.
Мы используем несколько решений, для создания инфополя: Notion, где можно писать тексты, хранить данные, формировать таблицы, папки проектов.
Miro — для отрисовки, брейнштормов, гипотез и фиксации логики проекта, формирования дерева решений. Выглядит сервис как бесконечная интерактивная доска, пространство на котором можно писать и рисовать, строить сториборд и сторилайн, определяя будущее течение проекта.
Asana — система управления проектами, можно использовать в нескольких интерфейсах, как список задач, борд, таймлайн — по датам и исполнителям и т. д.
Внедрение подобных систем помогает наладить управление результативностью, а не бурной деятельностью.
Существуют и другие сервисы, и платформенные решения, которые, в частности, могут помочь по распределению нагрузки сотрудников на проектах:
Power BI — его можно использовать для анализа статистики по сотрудникам, например, в отделе продаж: сколько часов сотрудник отработал, количество и глубину чека его покупателей, так мы получаем полную информацию о происходящем и можем гибко управлять эффективностью и обучением коллег.
Обратить внимание рекомендую и на сервис Clockify (таймер выполнения задач), в нем можно фиксировать время выполнения задачи сотрудником, проставить теги: какая задача и проект выполняются в данный момент, оплачиваемая она или нет.
При использовании сервиса важно сохранять и доносить до коллег логику, что он используется не для слежки и гиперконтроля сотрудников, а для самооценки, так можно понимать, что нужно сделать, чтобы изменить количество времени, уходящего на задачу, сколько часов на задачу тратится в принципе, что особенно важно для проектных менеджеров.
Также мы в компании используем инструмент систематизации данных Airtable, выглядит он как очень приятный Excel с дополнительным функционалом. В нем мы можем в одну часть загрузить всех сотрудников, в другую — вакансии и так проанализировать их окупаемость, автоматизировать оценку NPS и вовлеченности.
При внедрении любых систем главное — не забывать идеи, которые в двух предложениях выразил еще сооснователь Яндекса — Илья Сегалович:
Прогресс неостановим.
Все равно ничего работать не будет.
Системы постоянно развиваются и нет какого-то единственно правильного и окончательного решения. Не существует платформы, которая как универсальная кнопка исправит все проблемы. Автоматизация прежде всего должна исходить из ваших задач, а не наоборот: сначала вы выстраиваете ваши бизнес-процессы и потом уже перекладываете их на IT-платформы, чтобы поддерживать совместную работу и совершенствовать ее.
Термины и определения
Общие положения и условия
Обязательства Пользователя
Пользователь самостоятельно несет ответственность за любую информацию и материалы, размещенные на Сайте. Компания не инициирует размещение указанной информации, не выбирает получателей информации, не влияет на содержание и целостность размещаемой информации, а также в момент размещения Пользователем информации на Сайте не знает и не может знать, нарушает ли такое размещение действующее законодательство Российской Федерации, однако Компания вправе отслеживать, просматривать и/или удалять любую информацию и материалы, размещенные Пользователем на Сайте.
При размещении любой информации и материалов Пользователь не становится соавтором Сайта и отказывается от каких-либо претензий на такое авторство в будущем. Компания не выплачивает Пользователю авторского или любого иного вознаграждения, как в период, так и по истечении срока действия настоящего Соглашения.
Компания стремится к обеспечению достоверности информации, размещенной на Сайте, однако не несет ответственности за любые неточности и/или недостоверность информации, а равно сбои в работе предоставляемых через Сайт сервисов. Пользователь согласен с тем, что Компания не несет ответственность и не имеет прямых или косвенных обязательств перед Пользователем в связи с любыми возможными или возникшими потерями или убытками, связанными с любым содержанием Сайта, интеллектуальной собственностью, товарами или услугами, доступными на нем или полученными через внешние сайты или ресурсы либо иные ожидания Пользователя, которые возникли в связи с использованием размещенной на Сайте информации или ссылки на внешние ресурсы.
Ни при каких условиях, включая, но не ограничиваясь невнимательностью или небрежностью Пользователя, Компания не несет ответственности за любой ущерб (прямой или косвенный, случайный или закономерный), включая, но не ограничиваясь потерей данных или прибылей, связанной с использованием или невозможностью использования Сайта, информации, файлов или материалов на нем, даже если Компания или ее представители были предупреждены о возможности такой потери. В случае, если использование Сайта приведёт к необходимости дополнительного обслуживания, исправления или ремонта любого оборудования, а равно восстановления данных, все связанные с этим затраты оплачиваются Пользователем.
Условия обработки и использования персональных данных
Принимая условия настоящего Соглашения Пользователь выражает свое согласие на:
Цель обработки персональных данных:
Компании, а также рекламно-информационных сообщений, касающихся продукции и услуг Компании и ее партнеров.
Прочие положения
По всем вопросам, связанным с нарушением авторских прав Компании, незаконного использования материалов Сайта или размещением ложной, вводящей в заблуждение информации о Компании, просим обращаться по следующим контактным данным:
125047, г. Москва, ул.2-ая Брестская, д.30, офис 500, телефон +7 929 559-05-28