В ходе реализуемых проектов по аудиту и изменению путешествия соискателя/сотрудника в компании (Employee Journey Map) мы видим, что этап адаптации является наиболее узким местом, бутылочным горлышком привлечения новых сотрудников. Без должного внимания к онбордингу нового сотрудника усилия и рекрутеров, и менеджеров оказываются бессмысленными.
Сложности с процессом адаптации, на наш взгляд, могут быть продиктованы двумя связанными предпосылками:
Этап адаптации для нового сотрудника — это та часть путешествия соискателя, когда он активно оценивает обстановку, и его ощущения в это время имеют наибольший вес (как известно, первое впечатление — самое сильное, по одежке встречают, и новый сотрудник, со своей стороны, тоже пристально смотрит на компанию).
Этап адаптации, как правило, это момент, когда сотрудник от HR-департамента переходит в не всегда бережные руки непосредственного руководителя. Эти отделы часто действуют не совместно во имя общего блага (то есть, блага нанятого сотрудника), а каждый занимается только своей зоной ответственности, обвиняя в ошибках и неудачах другую сторону.
Таким образом, в тот момент, когда сотрудник ожидает получить максимально понятный и важный для него опыт, он сталкивается с недостаточно сбалансированными бизнес-процессами.
Обычно такую ситуацию можно диагностировать по следующим фразам:
Исследование Bersin (подразделение Deloitte, отвечающее за HR-бенчмаркинг) демонстрирует неутешительную статистику, подтверждающую важность адаптации:
HR не передают менеджерам важную информацию об ожиданиях и характеристиках кандидата.
Отсутствует четкий пошаговый план проведения адаптационных мероприятий, в результате качество их проведения зависит от загруженности и вовлеченности ответственного менеджера. При этом менеджеру бывает трудно понять, какие знания для нового сотрудника очевидны, а какие нет: менеджер судит по себе, что является неверным подходом.
Часто в компаниях вообще не принято письменное закрепление правил, ценностей, корпоративных стандартов. Это не приводило к проблемам, когда найм практически отсутствовал, компания оставалась маленькой. Но как только организация начинает расти — это сразу вызывает проблемы как раз в части адаптации новых сотрудников, которым приходится буквально по намекам понимать, что происходит и как правильно действовать.
Бывает и обратная предыдущему пункту ситуация, когда компания регламентирует любое действие, и это приводит к огромному количеству неструктурированных документов и описанных правил, в которых новому сотруднику практически невозможно разобраться.
Диджитал-инструменты помогут
Таким образом, для качественной адаптации требуется более активное вовлечение и HR-ов, и менеджеров в эти процедуры. В то же время эти сотрудники заинтересованы в инструментах, которые позволят сократить время адаптации новичков. Для решения этой непростой задачи (повысить эффективность и при этом снизить временные издержки) компании и обращают свой взор на digital-инструменты.
Ключевые задачи, которые позволяют решать диджитал-инструменты адаптации:
Какие же основные решения имеет смысл рассматривать для внедрения сегодня?
Digital Communication Tools — использование мессенджеров (от самых простых типа WhatsApp до специализированных решений для работы команд типа Slack) кажется очень простым, однако во многих компаниях до сих пор запрещены любые коммуникации за пределами корпоративной почты. И эти ограничения не всегда оправданы. Мы в Paper Planes перевели внутренние коммуникации по проектам в Slack, а внешние с клиентами — в Whatsapp и Telegram. Скорость принятия решений и скорость решения проблем значительно выросла, а Клиенты получили возможность всегда держать руку на пульсе проектов и быть вовлеченными в процесс работы без больших затрат трудового времени.
HR-боты в мессенджерах и онлайн-квесты — удобный инструмент пошаговой адаптации сотрудника в компанию. В первый день (например, в рамках welcome letter) сотруднику показывается, как пользоваться HR-ботом, а далее сотрудник сам проходит через основные этапы онбординга, получая рекомендации и даже задания от бота. В Twitter каждый сотрудник должен пройти 75 шагов адаптации — от получения подарков и мерча на новом рабочем месте в первый день до завтрака с CEO. Онбординг превращен в интересное приключение.
Сервисы для оценки, например, impraise.com — удобный инструмент для организации процедуры оценки с первых дней работы сотрудника в компании. Альтернатива: Google Forms (бесплатные и всеядные) и да, это тоже пример диджитал-трансформации.
LMS-системы — многие большие компании сейчас находятся в процессе переосмысления роли внутрикорпоративного портала и базы знаний. Звучат тезисы про Digital Workplace и омниканальный опыт. Отметим только, что при разработке LMS-системы с нуля нужно в первую очередь помнить — Mobile First. Эффективность использования базы знаний (особенно новичками!) напрямую зависит от того, будет ли она доступна с мобильных устройств. Да, это усложняет разработку и это практически нереально согласовать с СБ, но… хотя это реально трудно, это нужно делать.
Digital-персонализация — онлайн-решения существенно снизили стоимость персонализированных решений (напомним, что до эры диджитал-трансформации персонализированный сервис был признаком статуса и достатка, сегодня же виртуальные помощники, которые многое про вас понимают, доступны каждому), поэтому становятся все более актуальны решения в части планирования и персонализации карьерного трека (fuel 50), персонализированные программы обучения (когда на learning-платформе рекомендованные тебе курсы построены на основе оценки руководителя, твоих компетенций и карьерных перспектив).
Онлайн-комьюнити: одни из самых сплоченных коллективов (в широком смысле) традиционно можно найти в среде геймеров — как правило, вокруг любой большой игры складывается комьюнити со своими кланами, шутками и правилами. Этот опыт можно и нужно переносить в область HR, организуя комьюнити на онлайн-рельсах (это может быть ВКонтакте, Slack, Facebook workplace, чат в вотсапе, неважно). Привлечение нового сотрудника к комьюнити позволит его сохранить и быстро адаптировать — компанию покинуть легко, а вот друзей тяжело. Помогайте сотрудникам заводить друзей.
Digital-контент: адаптационные материалы для сотрудников традиционно ассоциируются с большим количеством бумаги — напечатанные хэндбуки, чек-листы, инструкции и правила… Рекомендуем перевести их в онлайн-формат, что позволит сократить издержки на печать и повысит удобство использования для новоприбывших сотрудников.
Последнее, что хотелось бы осветить в рамках статьи — это предостережения. Вас ждет разочарование, если вы думаете, что:
Термины и определения
Общие положения и условия
Обязательства Пользователя
Пользователь самостоятельно несет ответственность за любую информацию и материалы, размещенные на Сайте. Компания не инициирует размещение указанной информации, не выбирает получателей информации, не влияет на содержание и целостность размещаемой информации, а также в момент размещения Пользователем информации на Сайте не знает и не может знать, нарушает ли такое размещение действующее законодательство Российской Федерации, однако Компания вправе отслеживать, просматривать и/или удалять любую информацию и материалы, размещенные Пользователем на Сайте.
При размещении любой информации и материалов Пользователь не становится соавтором Сайта и отказывается от каких-либо претензий на такое авторство в будущем. Компания не выплачивает Пользователю авторского или любого иного вознаграждения, как в период, так и по истечении срока действия настоящего Соглашения.
Компания стремится к обеспечению достоверности информации, размещенной на Сайте, однако не несет ответственности за любые неточности и/или недостоверность информации, а равно сбои в работе предоставляемых через Сайт сервисов. Пользователь согласен с тем, что Компания не несет ответственность и не имеет прямых или косвенных обязательств перед Пользователем в связи с любыми возможными или возникшими потерями или убытками, связанными с любым содержанием Сайта, интеллектуальной собственностью, товарами или услугами, доступными на нем или полученными через внешние сайты или ресурсы либо иные ожидания Пользователя, которые возникли в связи с использованием размещенной на Сайте информации или ссылки на внешние ресурсы.
Ни при каких условиях, включая, но не ограничиваясь невнимательностью или небрежностью Пользователя, Компания не несет ответственности за любой ущерб (прямой или косвенный, случайный или закономерный), включая, но не ограничиваясь потерей данных или прибылей, связанной с использованием или невозможностью использования Сайта, информации, файлов или материалов на нем, даже если Компания или ее представители были предупреждены о возможности такой потери. В случае, если использование Сайта приведёт к необходимости дополнительного обслуживания, исправления или ремонта любого оборудования, а равно восстановления данных, все связанные с этим затраты оплачиваются Пользователем.
Условия обработки и использования персональных данных
Принимая условия настоящего Соглашения Пользователь выражает свое согласие на:
Цель обработки персональных данных:
Компании, а также рекламно-информационных сообщений, касающихся продукции и услуг Компании и ее партнеров.
Прочие положения
По всем вопросам, связанным с нарушением авторских прав Компании, незаконного использования материалов Сайта или размещением ложной, вводящей в заблуждение информации о Компании, просим обращаться по следующим контактным данным:
125047, г. Москва, ул.2-ая Брестская, д.30, офис 500, телефон +7 929 559-05-28