14 July 2020

Как внедрить систему бережливого производства

С помощью инструментов системы бережливого производства металлургическая компания оптимизировала бизнес-процессы, тем самым увеличив прибыль. Рассказываем в цифрах, как предприятию с тысячей сотрудников удалось внедрить систему и в чем ее преимущества.

Автор статьи:

Константин Стецык

Эксперт в области повышения операционной эффективности

Опыт в практике - 12 лет

Более 100 успешно реализованных проектов по повышению эффективности

Спикер конференций CFO Russia, MSV events, marcus evans

О системе бережливого производства

Система бережливого производства (система Lean) — концепция управления предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Бережливое производство предполагает, что каждый сотрудник оптимизирует бизнес и повышает эффективность процессов, в которые вовлечен. Другая особенность такого производства — максимальная ориентация на клиента.

Систему Lean разработал Тайити Оно, вице-президент Toyota. В 1950-х экономика Японии еще не оправилась от войны, и страна нуждалась в автомобилях. При этом спрос на конкретный тип транспорта (например, легковая машина) был небольшой, поэтому Toyota не могла позволить себе покупку мощного комплекса оборудования. Столкнувшись с этой дилеммой, компания начала тестировать разные производственные модели и пришла к системе Lean. Пример Toyota показал эффективность концепции: она позволяет взглянуть на бизнес-процессы под другим углом и увеличить прибыль.

Преимущества системы

Экономия затрат: 10 %. В процесс были вовлечены все: директор, руководители, рядовые сотрудники. Была создана система, в рамках которой команда могла предлагать идеи по улучшению бизнес-процессов. За год удалось реализовать в среднем по две идеи от каждого сотрудника. Среди них: автоматизация задач, исключение ненужных шагов и другие. Это привело к существенной экономии затрат.
Рост вовлеченности сотрудников: 15%. Сотрудники избавились от рутинных операций и убедились в эффективности новой системы, а их интерес к работе вырос.
Повышение качества бизнес-процессов: 20%. Когда команда оптимизировала бизнес-процессы, обнаружились ошибки в действующих проектах. Система Lean побудила их исправить.
Повышение продуктивности сотрудников: 30%. Чтобы оценить эффективность работы сотрудников, создали систему KPI. Часть бизнес-процессов упростили, что сократило время, которое тратит сотрудник на выполнение задачи. По итогу:

Себестоимость услуг удалось снизить на 10-15%
Прибыль компании выросла
Мотивация сотрудников усилилась за счет интереса к работе
На смену устаревшим практикам пришли передовые

Как внедрить

Типичная ошибка. Руководители часто полагаются на одного сотрудника без опыта и вкладывают время и деньги в его обучение. Его энтузиазма хватает на пару проектов, а месяц спустя, всё возвращается на стартовую позицию. В следующий раз команду будет сложнее убедить потратить ресурсы, ведь система уже показала свою неэффективность.

Что делать? Изучить методологию системы и внедрять ее структурно.

Основные элементы системы бережливого производства

1. Целеполагание

Система Lean предполагает постановку целей для сотрудников и связь этих целей с оплатой труда.

Основные цели:

Снижение издержек
Пополнение фабрики идей
Реализация идей
Клиентоориентированность

Классический подход к оплате труда, практикуемый большинством компаний: оклад и премия (50% от оклада). К премии должны быть привязаны KPI сотрудника, независимо от его должности.

В случае с металлургической компанией были созданы две новеллы — центр управления проектами и конкурс на лучшее подразделение квартала за выполнение операционных KPI. На большом стенде визуализировали все KPI по 5 направлениям развития: минимальным затратам для клиента, непрерывному развитию компании, высокому качеству услуг, профессиональной команде, безопасности и комфорту труда.

2. Реализация операционных улучшений

Прежде чем реализовывать операционные улучшения, необходимо определить наиболее важные проекты. В этом помогает диагностика, она формирует воронку проектов. Воронка строится из трех ключевых направлений: бизнес-стратегии, обратной связи и предложений сотрудников.

Бизнес-стратегия. Диктует то, над чем нужно работать в первую очередь.

Обратная связь. Позволяет создать базу постоянных клиентов: если заказчик доволен, то он не уйдет к конкурентам и порекомендует компанию другим.

Предложения сотрудников. Помогают узнать о проблеме изнутри.

В рамках данного кейса в воронку попало 15 инициатив, после чего мы начали ее приоритизировать. Выбрали четыре критерия по Парето: экономический эффект от реализации, затраты на реализацию, важность для клиентов и важность для руководства. На их основании сформировали воронку проектов и их последовательность в зависимости от балла приоритизации, а также собрали проектные команды. Нам понадобилось два года и команда в 200 человек, чтобы:

сформировать воронку проектов,
завершить четыре волны проектов по 6-7 инициатив.

Инструменты бережливого производства

Отчет А3. На листе формата А3 (отсюда и название) подробно описывают проблему, анализируют ее причины и составляют план действий, необходимых для ее решения. Инструмент позволяет собрать всю информацию о проблеме на одном листе, что облегчает визуализацию и дальнейшее ознакомление персонала.

Карта потока создания ценности. На карте текущего состояния пошагово описывают процесс: длительность, объём, количество операций, качество, проблемы. Следующий шаг — его визуализация. Когда процесс наглядно разобран, легче определить его ценность для клиента.

В данном кейсе мы построили около 50 карт и обучили сотрудников. Благодаря этому инструменты мы обнаружили 8% потерь и сократили их до 3-4%.

Фабрика идей. Мы реализовали фабрику на корпоративном портале компании. Каждый сотрудник может предложить любую идею — за исключением социальной — через форму напрямую руководителю. Он рассчитывает экономический эффект идеи при помощи специально разработанного калькулятора, после чего направляет ее на рассмотрение комитета. Если идею одобрили, сотрудник получает уведомление об этом и может приступить к ее реализации. По результатам работы сотруднику начисляются баллы, которые он может потратить на обучение или сертификаты номиналом три тысячи рублей ( «Л'Этуаль», «М.Видео» и т.п.). За год работы фабрики компания реализовала 1300 идей, которые принесли 11 миллионов рублей.

Как работает калькулятор экономического эффекта

Категория: исключение потерь

Сколько проблем возникало в конкретный период? Например, 100 проблем.
Потом как часто с ними сталкивались? Например, ежемесячно.
Сколько времени удалось сэкономить при решении проблемы? Например, 5 минут.

5 минут * 100 проблем ежемесячно * средняя стоимость часа сотрудника = экономический эффект

3. Персонал

Уровни экспертизы сотрудников по бережливому производству

В рамках системы БП важна структура персонала. Мировая практика показывает, что 0,5-1% сотрудников в среднем должны отвечать за оптимизацию бизнес-процессов. Именно они накапливают экспертизу в реализации проектов. Этот критерий лег в основу системы поясов — четырех уровней экспертизы. Сотрудник получает желтый пояс, когда поучаствует в одном проекте по бережному производству, зеленый — в трех проектах или в одном в качестве руководителя, черный — в шести проектах или трех в качестве руководителя. Высший уровень у мастера черного пояса: на его счету более двух лет работы в качестве руководителя проектов.

4. Система передача знаний

Передать накопленный опыт другим сотрудникам поможет база знаний. Еще один эффективный инструмент — лин-игра. В процессе такой игры новые сотрудники адаптируются быстрее.

Чтобы перестроить процессы и показать преимущества системы Lean, нужно возить руководителей и экспертов на бережливые предприятия.

5. Культура и лидерство

Вовлеченность руководства. Руководители на собственном примере должны показывать, что заинтересованы внедрить систему. Когда мы работали с металлургической компанией, генеральный директор приходил на аудиты, вручал грамоты сотрудникам, выступал на корпоративных мероприятиях, чтобы команда понимала важность задачи.

Система мотивации. Необходимо стимулировать сотрудников как материально (баллы за идеи, премии), так и посредством обучения и карьерных перспектив.

6. Организационная инфраструктура

Аудит оценки зрелости и проверки расчета экономического эффекта. Система может пройти четыре степени зрелости: внедрение, становление, устойчивость, результативность. Первые два этапа обычно занимают по шесть месяцев, а весь процесс — от года до трех лет.

Оценка готовности к изменениям. Когда компания реализует подобные проекты, сотрудники делятся на три типа: 20% — поддерживающих, 60% — нейтральных и 20% — отвергающих изменения. Чтобы заручиться поддержкой первых, нужно делиться результатами через коммуникации, пиар, быстрые победы (проекты, реализованные в короткий срок). Сотрудники, настроенные нейтрально, со временем примкнут к первой группе, а оставшиеся 20% не будут вовлечены в процесс или попадут под сокращение.

Коммуникация. Мы выпускали две рассылки в неделю. В первой рассказывали про конкретный проект (что реализовали, сколько сэкономили), а вторая носила общий характер (о компании). Информационные доски дополнительной детализации выводились на экраны телевизоров и транслировались на портале.

Результаты

Рост, развитие, вовлеченность команды — постоянные спутники бережливых компаний. Важно внедрить систему последовательно, учитывая методологию и опыт других предприятий. Кейс металлургической компании только подтвердил ее эффективность.

ежегодная экономия 10-15% затрат
сотрудник — 2 реализованные идеи в месяц
вовлеченность сотрудников + 15%
качество процессов + 20%
KPI + 30%

Fill to download*

Name

Fill in the field

E-mail

Fill in the field

Phone number

Fill in the field

Company name

Fill in the field

Post (Position in the company)

Fill in the field

Number of employees

Fill in the field

What problem do you want to solve?

I agree to the processing of my personal data

Confidentiality of personal information

Термины и определения
1. Компания — ООО «Бумажные самолетики».
2. Пользователь — лицо, получающее доступ к сервисам и информации, размещенным на Сайте.
3. Сайт — веб-сайт Компании, размещенный в сети Интернет по адресу www.paper-planes.ru, в том числе поддомены ***.paper-planes.ru.
4. Соглашение — настоящее Соглашение между Пользователем и Компанией, устанавливающее правила использования Сайта, включая графические изображения и аудиовизуальную продукцию, элементы дизайна и средства индивидуализации, текстовую информацию и документацию, программы для ЭВМ и файлы для скачивания, любые иные произведения, объекты и материалы Сайта, а также условия и правила размещения Пользователем информации и материалов в соответствующих открытых разделах Сайта.
Общие положения и условия
1. Любые материалы, файлы и сервисы, содержащиеся на Сайте, не могут быть воспроизведены в какой-либо форме, каким-либо способом, полностью или частично без предварительного письменного разрешения Компании, за исключением случаев, указанных в настоящем Соглашении. При воспроизведении Пользователем материалов Сайта, включая охраняемые авторские произведения, ссылка на Сайт обязательна, при этом текст указанной ссылки не должен содержать ложную, вводящую в заблуждение, уничижительную или оскорбительную информацию. Перевод, переработка (модификация), любое изменение материалов Сайта, а также любые иные действия, в том числе удаление, изменение малозаметной информации и сведений об авторских правах и правообладателях, не допускается.
2. Действующая редакция настоящего Соглашения размещена в сети Интернет на Сайте. Компания вправе в любое время в одностороннем порядке изменять условия настоящего Соглашения. Такие изменения вступают в силу по истечении 2 (двух) дней с момента размещения новой версии Соглашения в сети Интернет на Сайте. При несогласии Пользователя с внесенными изменениями он обязан удалить все имеющиеся у него материалы Сайта, после чего прекратить использование материалов и сервисов Сайта. Ваше регулярное посещение данного Сайта считается вашим убедительным принятием измененного соглашения, поэтому Вы обязаны регулярно просматривать настоящее Соглашение и дополнительные условия или уведомления, размещенные на Сайте.
Обязательства Пользователя
1. Пользователь соглашается не предпринимать действий, которые могут рассматриваться как нарушающие российское законодательство или нормы международного права, в том числе в сфере интеллектуальной собственности, авторских и/или смежных правах, а также любых действий, которые приводят или могут привести к нарушению нормальной работы Сайта и сервисов Сайта.
2. Любые средства индивидуализации, в том числе товарные знаки и знаки обслуживания, а равно логотипы и эмблемы, содержащиеся на страницах Сайта, являются интеллектуальной собственностью их правообладателей. Пользователю Сайта запрещено воспроизводить или иным способом использовать указанные средства индивидуализации и/или их элементы без предварительного письменного разрешения соответствующих правообладателей.
3. Компания стремится обеспечить, однако не контролирует и не гарантирует конфиденциальность и охрану любой информации, размещенной на Сайте или полученной с Сайта. Компания принимает разумные меры в целях недопущения несанкционированного разглашения размещенной Пользователем на Сайте информации третьим лицам, однако не несет ответственность в случае, если такое разглашение было допущено. В этой связи, передача информации на Сайт означает согласие Пользователя на любое воспроизведение, распространение, раскрытие и иное использование такой информации. Размещая информацию и материалы, Пользователь также гарантирует, что обладает всеми правами и полномочиями, необходимыми для этого, с учетом условий настоящего Соглашения и что такое размещение не нарушает охраняемые законом права и интересы третьих лиц, международные договоры и действующее законодательство Российской Федерации.
4. Пользователь самостоятельно несет ответственность за любую информацию и материалы, размещенные на Сайте. Компания не инициирует размещение указанной информации, не выбирает получателей информации, не влияет на содержание и целостность размещаемой информации, а также в момент размещения Пользователем информации на Сайте не знает и не может знать, нарушает ли такое размещение действующее законодательство Российской Федерации, однако Компания вправе отслеживать, просматривать и/или удалять любую информацию и материалы, размещенные Пользователем на Сайте.
  
  При размещении любой информации и материалов Пользователь не становится соавтором Сайта и отказывается от каких-либо претензий на такое авторство в будущем. Компания не выплачивает Пользователю авторского или любого иного вознаграждения, как в период, так и по истечении срока действия настоящего Соглашения.
5. В случае предъявления третьими лицами претензий Компании, связанных с нарушением Пользователем условий настоящего Соглашения, а равно с размещенной Пользователем информацией на Сайте, указанный Пользователь обязуется самостоятельно урегулировать такие претензии, а также возместить Компании все понесенные убытки и потери, включая возмещение штрафов, судебных расходов, издержек и компенсаций.
6. Компания не несет ответственности за посещение Пользователем, а также любое использование им внешних ресурсов (сайтов третьих лиц), ссылки на которые могут содержаться на Сайте. Компания не несет ответственности за точность, надежность, достоверность и безопасность любой информации, материалов, рекомендаций и сервисов, размещенных на внешних ресурсах. Использование внешних ресурсов осуществляется Пользователем добровольно, исключительно по собственному усмотрению и на свой риск.
7. Компания стремится к обеспечению достоверности информации, размещенной на Сайте, однако не несет ответственности за любые неточности и/или недостоверность информации, а равно сбои в работе предоставляемых через Сайт сервисов. Пользователь согласен с тем, что Компания не несет ответственность и не имеет прямых или косвенных обязательств перед Пользователем в связи с любыми возможными или возникшими потерями или убытками, связанными с любым содержанием Сайта, интеллектуальной собственностью, товарами или услугами, доступными на нем или полученными через внешние сайты или ресурсы либо иные ожидания Пользователя, которые возникли в связи с использованием размещенной на Сайте информации или ссылки на внешние ресурсы.
  
  Ни при каких условиях, включая, но не ограничиваясь невнимательностью или небрежностью Пользователя, Компания не несет ответственности за любой ущерб (прямой или косвенный, случайный или закономерный), включая, но не ограничиваясь потерей данных или прибылей, связанной с использованием или невозможностью использования Сайта, информации, файлов или материалов на нем, даже если Компания или ее представители были предупреждены о возможности такой потери. В случае, если использование Сайта приведёт к необходимости дополнительного обслуживания, исправления или ремонта любого оборудования, а равно восстановления данных, все связанные с этим затраты оплачиваются Пользователем.
8. Вся представленная на Сайте информация предоставляется «как есть», без каких-либо гарантий, явных или подразумеваемых. Компания полностью, в той мере, в какой это разрешено законом, отказывается от какой-либо ответственности, явной или подразумеваемой, включая, но не ограничиваясь неявными гарантиями пригодности к использованию, а также гарантиями законности любой информации, продукта или услуги, полученной или приобретенной с помощью этого Сайта.
9. Пользователь согласен, что все материалы и сервисы Сайта или любая их часть могут сопровождаться рекламой, размещение которой не инициирует и не контролирует Компания. Пользователь согласен с тем, что Компания не несет какой-либо ответственности и не имеет каких-либо обязательств в связи с такой рекламой.
Условия обработки и использования персональных данных

Принимая условия настоящего Соглашения Пользователь выражает свое согласие на:
1. Предоставление своих персональных данных, включающих имя, адрес электронной почты, номер контактного телефона для их обработки Компанией свободно, своей волей и в своем интересе.
2. Цель обработки персональных данных:
  - предоставление Пользователю услуг Сайта;
  - направление уведомлений, касающихся услуг Сайта;
  - подготовка и направление ответов на запросы Пользователя;
  - выполнение регулярной информационной рассылки;
  - направление информации о продуктах и услугах
  Компании, а также рекламно-информационных сообщений, касающихся продукции и услуг Компании и ее партнеров.
3. Перечень действий с персональными данными, на которые Пользователь выражает свое согласие: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, передача третьим лицам для указанных выше целей, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
4. Компания обязуется принимать все необходимые меры для защиты персональных данных Пользователя от неправомерного доступа или раскрытия.
5. Настоящее согласие действует до момента его отзыва Пользователем путем направления соответствующего уведомления заказным письмо с уведомлением на адрес Компании.
Прочие положения
1. Использование материалов и сервисов Сайта, а равно размещение на нем материалов Пользователя, регулируется нормами действующего законодательства Российской Федерации. Все возможные споры, вытекающие из настоящего Соглашения или связанные с ним, подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по месту нахождения Компании.
2. Ничто в Соглашении не может пониматься как установление между Пользователем и Компанией агентских отношений, отношений товарищества, отношений по совместной деятельности, отношений личного найма, либо каких-то иных отношений, прямо не предусмотренных Соглашением.
3. Признание судом какого-либо положения Соглашения недействительным или не подлежащим принудительному исполнению не влечет недействительности иных положений Соглашения.
4. Бездействие со стороны Компании в случае нарушения кем-либо из Пользователей положений Соглашения не лишает Компанию права предпринять соответствующие действия в защиту своих интересов и защиту авторских прав на охраняемые в соответствии с законодательством материалы Сайта позднее. Пользователь подтверждает, что ознакомлен со всеми пунктами настоящего Соглашения и безоговорочно принимает их.

По всем вопросам, связанным с нарушением авторских прав Компании, незаконного использования материалов Сайта или размещением ложной, вводящей в заблуждение информации о Компании, просим обращаться по следующим контактным данным:

125047, г. Москва, ул.2-ая Брестская, д.30, офис 500, телефон +7 929 559-05-28